European Media Partner

De helicopterview van de facilitair manager

Geen facilitair manager kan nog zonder het complete inzicht van een Facilitair Management Informatie Systeem.

“Werkplekreservering biedt managers veel inzicht waarmee ze het beste uit hun pand kunnen halen.”

De facilitair manager is soms niet te benijden. Tientallen processen, van catering tot schoonmaak en kantoorbezetting, moet de facilitair manager in goede banen leiden. Om dit eenvoudiger te maken is er het Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS), een dashboard dat de verschillende processen in een systeem zichtbaar maakt.


Technologie blijkt dan ook een belangrijk onderwerp voor facilitair managers. In het tweejaarlijkse Facility & Workplace Management Marktonderzoek dat door Twynstra Gudde in opdracht van beroepsvereniging FMN wordt uitgevoerd, staat technologie dit jaar in de top 3 van belangrijkste thema’s. 39 procent van de facilitair managers vindt dat een belangrijk onderwerp. 


“’Meten is weten’ is een steeds meer voorkomende term”, aldus Mirelle Dol, CTO van TableAir Benelux. “We willen immers graag informatie hebben om het optimale uit onze werkprocessen te halen. Ook facilitair Nederland zoekt naar slimme technieken om haar medewerkers optimaal te kunnen ondersteunen. Een mooi voorbeeld van FMIS is het meten van de real-time (werkplek)bezetting. Slimme technologie gaat echter nog verder met de komst van (werk)plekreservering.”


Bij werkplekreservering kan iedereen op afstand (online) een werkplek of vergaderkamer reserveren. Maar het gaat nog verder, want het zou ook een aanlandwerkplek, teamtafel, een scrubkamer, concentratieruimte, parkeerplaats of kolfruimte kunnen zijn. In principe kan het elke locatie of resource in een pand zijn. Ideaal wanneer er sprake is van flexibele huisvesting.


“Het is voordelig voor de werknemers, die altijd verzekerd zijn van een voor hen geschikte plek”, vervolgt Dol, “maar het biedt ook de managers veel inzicht waarmee ze het optimale uit hun pand kunnen halen en de beste service kunnen leveren aan de medewerkers. Ze kunnen real-time bezetting inzien en inzicht krijgen in favoriete of juist minder gewilde (werk)plekken, looproutes en no-shows. Daardoor is het mogelijk betere investeringen te doen om het pand passend te maken.”


Bedrijven hebben namelijk te maken met diverse soorten mensen met verschillende taken, vertelt Dol. “Door het creëren van een flexibele huisvesting is het mogelijk om te zorgen voor meerdere soorten werkplekken en kamers, zodat aan deze behoefte kan worden voldaan. Werkplekreservering ondersteunt de medewerkers. Zij hoeven nu niet meer fysiek op zoek naar een plek en kunnen gedurende de dag hun taken makkelijk afwisselen met de gewenste werkomgeving.”


Facilitair Management Informatie Systemen zijn in de loop der jaren veelal vervangen door een webbased FMIS waar medewerkers, leveranciers en klanten aanvragen kunnen indienen, informatie kunnen delen en samen kunnen werken aan bedrijfsprocessen. Een FMIS biedt daarmee een schat aan informatie. Het aantal vierkante meters van gebouwen is in kaart gebracht, contracten met leveranciers zijn zichtbaar, et cetera.


Naast werkplekreservering biedt FMIS ook toegang tot actuele rapportages over bijvoorbeeld kosten en prognoses. Ze kunnen geïntegreerd zijn met financiële systemen of mobiele toegang. Kortom, Facilitair Management Informatie Systemen zijn uitgegroeid tot strategische tools voor het verbeteren van de dienstverlening.

Feit

Facilitair managers vinden voor het eerst duurzaamheid het belangrijkste thema binnen hun werk, blijkt uit het Facility & Workplace Management Marktonderzoek 2019. Het is een trendbreuk, want nog maar twee jaar geleden vonden facilitair managers dit het tiende belangrijkste thema. Onduidelijk is of dit in de praktijk ergens toe leidt, er zijn veel ambities, maar nog weinig concrete plannen

Delen

Journalist

Mark van der Heijden & Marjon Kruize

Related articles