Weekly News

Het organiseren van een event vraagt volop flexibiliteit

Bij het organiseren van een event wordt een fors beroep gedaan op flexibiliteit van alle betrokkenen. 

‘Het is fijn als een locatie alles uit de kast haalt om mee te denken.’

Webretailer bol.com kan erover meepraten. Zij hebben twee soorten zakenrelaties voor wie jaarlijks een groot opgezet event wordt gehouden.  Zo bestaan er tientallen leveranciers van allerlei pluimage. Daar zitten leveranciers van speelgoed en boeken bij, maar ook aanbieders van meubels, elektronica of schoenen. En anderzijds bestaat er een groep zakenrelaties die je het beste kunt omschrijven als partners. Dat zijn productaanbieders die het platform bol.com gebruiken als verkoopkanaal. 


De laatste edities van die twee events werden pal na elkaar gehouden, op 25 en 26 september. Zo kort achter elkaar had vooral zijn voordelen in verband met de schaalbaarheid van de happening, wordt uitgelegd door events marketeer Marleen van Es–Nijhuis van bol.com. Op 25 september kreeg het event het thema De Dag van de Toekomst. Die dag was voor leveranciers, terwijl de dag erna bedoeld was voor partners en als thema had Toekomst in het Vizier. Wat beide events met name speciaal maakte was dat beide zich afspeelden op een bijzondere locatie, namelijk in een theater. 


Van Es–Nijhuis vertelt dat ze daar sowieso voorstander van is, om een opvallende, niet alledaagse setting te selecteren. “Iedereen die er ooit is geweest, weet hoe bijzonder deze locaties zijn. Als toeschouwer zit je in het hart van de zaal, terwijl het schouwspel zich in verschillende decors om je heen afspeelt”, vertelt Van Es–Nijhuis. Die setting was uitermate geschikt om het verhaal van bol.com over de toekomst van e-commerce te presenteren.


Het organiseren van een dergelijk groots evenement, vertelt ze, kun je bij wijze van spreken vergelijken met het hooghouden van Chinese bordjes in het circus. Je moet alle factoren die van belang zijn nauwlettend in de gaten houden: onderhandelen met toeleveranciers, het afsluiten van contracten, in de gaten houden of de techniek naar behoren functioneert. “En dan is het heel fijn als een locatie alles uit de kast haalt om met ons mee te denken. Bij de locatie heb je niet alleen de beschikbaarheid over een opmerkelijke setting, er bestaat net zo goed bereidheid tot ondersteuning op andere vlakken.”


De happening blijkt in ieder geval in goede aarde te zijn gevallen bij de bezoekers. Het event kreeg een dikke voldoende, zowel voor de verloop en de inhoud van de dag als voor de locatie. “Je wilt dat mensen worden bijgepraat en geïnspireerd. Vandaar ook de keuze voor een plek die leidt tot verwondering en bezieling.”


Van Es–Nijhuis is heeft al heel wat jaren ervaring in de wereld van eventorganisatie. Dat geeft de gelegenheid om haar te vragen waar je op moet letten bij het huren van een zaal? Wat zijn de aandachtspunten? Ze heeft er in totaal drie. Op de eerste plaats: flexibiliteit. “Hoe flexibel is de verhuurder? Word je geacht om te werken met leveranciers, met cateraars bijvoorbeeld, die de locatie aandraagt, of heb je de vrijheid om die zelf te selecteren?” 


Punt twee heeft
daar veel mee te maken. Daaronder schuilt Marleen van Es – Nijhuis de noemer transparantie. Hoe open is de verhuurder bij het maken van afspraken, zijn alle overeenkomsten duidelijk en helder?


Bij punt drie noemt ze de kosten. Of beter gezegd: de stelposten. “Ik wil niet voor onverwachte nacalculatie komen te staan. Ik moet me ook aan een budget houden, dus het liefst heb ik een begroting zonder stelposten. Dat wil ik nog wel eens tegenkomen, bijvoorbeeld een stelpost voor verwarming of voor schoonmaak, maar daar wil ik toch concrete afspraken over maken.”

Delen

Journalist

Hugo Schrameyer

Related articles