Weekly News

Facility Management maakt het verschil

Wat zouden we ervan merken als de afdeling Facility Management er niet zou zijn? Of als we er geen rekening mee zouden houden? Een manier om de toegevoegde waarde van een (staf)afdeling of functie binnen een organisatie te meten, is het weglaten cq. wegdenken ervan. Een prachtig voorbeeld hiervan wordt ons op een presenteerblaadje aangereikt in de vorm van het Rijkskantoor aan de Rijnstraat 8 in Den Haag. Hoewel ‘prachtig’? Eerder een rampzalige werkervaring voor duizenden ambtenaren…

Ruim een jaar geleden zijn in dit gebouw de ministeries van Buitenlandse Zaken, van Infrastructuur en Waterstaat en drie diensten van het ministerie van Justitie en Veiligheid samengevoegd. Al vanaf het begin regende het klachten van de medewerkers over hun nieuwe werkomgeving. Filevorming bij binnenkomst op kantoor om nog snel een werkplek te bemachtigen; medewerkers die werken in de koffiehoek wegens overbezetting of hun toevlucht nemen tot de auto om rustig te kunnen bellen. 


Los van ruimte
en bezettingsgraad was er ook totaal geen rekening gehouden met de verschillende activiteiten van medewerkers, hun gedrag en persoonlijke kenmerken én de cultuur op een specifiek ministerie. De diplomaten van BuZa werken bijvoorbeeld met veel vertrouwelijke stukken - op papier. Dat is dus een probleem als papierloos werken de norm wordt: boeken en andere 'ouderwetse' archieven mochten bij de verhuizing niet mee.


Een en ander
is het gevolg van de bezuinigingen van achtereenvolgende kabinetten op de ambtenarij. Minder ambtenaren op termijn betekent minder kantoorruimte. Het Nieuwe Werken en een bezettingsgraad van 0,7 worden daarbij gezien als de heilige graal. Maar de one-size-fits-all oplossing die de overheid heeft gekozen is bij voorbaat gedoemd te mislukken, dat kan iedere Facility Manager je zo vertellen!


De klachten van
kantoormedewerkers waren zo alarmerend, dat de overheid begin dit jaar een onderzoek liet uitvoeren door het Center for People and Buildings. De uitkomsten zijn onthutsend. De onderzoekers concluderen dat er signalen zijn dat ‘de grens van het acceptabele bereikt is’. Het werken op het onderzochte kantoor vermindert het werkplezier voor de medewerkers en de bereidheid zich in te zetten neemt af. 


Nooit eerder heeft men met zoveel mensen in één pand gewerkt, aldus de onderzoekers. Uit het onderzoek komt naar voren dat medewerkers zich door de drukte, het gebrek aan beschikbare plekken en het tekort aan identiteit van hun sociale groep niet meer welkom voelen op kantoor. Medewerkers ervaren het gebouw bovendien als somber en onpersoonlijk, vooral door de donkere kleuren die gebruikt zijn.


Conclusie: dit krijg
je als je huisvesting en facilitaire dienstverlening uitsluitend als kostenpost benadert. Je houdt geen rekening met het welzijn én de productiviteit van je medewerkers en daarmee schiet je jezelf in de voet. Daarnaast doet dit ernstig tekort aan de strategische waarde die goed Facility Management kan bieden. Het inwinnen – én serieus nemen – van advies vanuit Facility professionals door het Rijksvastgoedbedrijf had veel problemen kunnen voorkomen.


Facility Management moet
dus uit die beklemmende positie van cost center en door directies worden gezien als ‘waardebrenger’.  De genoemde ‘bad practice’ biedt hiervoor genoeg bewijs. En hoe gaat het nu verder met de medewerkers aan de Rijnstraat 8? De werkplekken worden aangepast, de gedragsregels op kantoor worden aangescherpt en meer dan 300 ambtenaren krijgen elders een nieuwe werkplek…

Peter van den Hout, Hoofdredacteur F-Facts.nl en programmamanager F-Academy



Delen

Journalist

Related articles