Weekly News

Digitaliseren om de werkdruk te verlagen

TABS Holland, leverancier van hout en bouwmaterialen, zet voorzichtig een stap richting robotisering. Het bedrijf laat veel terugkerende handmatige handelingen automatiseren en hoopt zo tientallen uren werk te besparen. Het is geen bezuiniging, wel een efficiëntieslag. “Onze medewerkers kunnen weer werk doen waarmee ze waarde toevoegen voor de interne organisatie, klanten en leveranciers.”

“Onze medewerkers kunnen weer het slimme werk doen waarmee ze waarde toevoegen voor de interne organisatie, klanten en leveranciers.”

Bij veel mensen zal Timber and Building Supplies Holland, of kortweg TABS Holland, geen bel doen rinkelen. Niet vreemd, het is de overkoepelende organisatie van negen leveranciers van hout en bouwmaterialen, groothandels en bewerkingsbedrijven die bekender zullen zijn. Onder andere de bedrijven PontMeyer, Jongeneel en RET Bouwproducten tellen met de zes andere dochterbedrijven samen zo’n honderd locaties en 1600 medewerkers.


De negen bedrijven opereren zelfstandig in de markt qua sales. Aan de achterkant is het één organisatie; debiteurenbeheer, HR, IT, facilitaire inkoop en financiën zijn centraal georganiseerd. Daarnaast telt TABS Holland vier op product ingerichte inkooporganisaties: naaldhout, hardhout, plaatmateriaal en bouwmateriaal.


Peter Visser zit als manager Finance & Control in het hart van de organisatie van TABS Holland. Hij en zijn medewerkers verwerken onder meer de inkomende facturen, zo’n 1500 stuks per dag. “Lopende band werk”, zegt hij daarover.


Het verwerken daarvan gaat niet handmatig. De facturen worden via OCR-techniek gescand. “Het programma leest op de factuur bestelnummer, leverancier, vestiging, btw-percentage, et cetera, en verwerkt deze in ons ERP-pakket”, vertelt Visser. “Als er een match is met onze gegevens, wordt de factuur automatisch betaalbaar gesteld. Daar komt geen mens meer aan te pas.”


Feilloos is deze software echter niet. Een 1 wordt nogal eens gelezen als een i. En een 0 lijkt nu eenmaal veel op o. De verkeerd gescande facturen komen terug op het bordje van de collega’s van Visser. “Waardoor we nog vrij veel tijd kwijt zijn met het verifiëren van de juiste velden op een factuur.”


De oplossing daarvoor is de e-factuur. De gegevens op een e-factuur worden niet gelezen of gescand maar via een uniform bestand uitgewisseld tussen leverancier en klant. Fouten zijn dan niet meer mogelijk. Visser werkt al op deze manier met een klein aantal klanten en leveranciers.


“Ik geloof dat in de toekomst bedrijven enkel via enen en nullen met elkaar gaan communiceren, van de bestelling tot de factuur”, zegt Visser daarover. “Maar bij de meeste van onze leveranciers is dat nu nog geen thema. We hebben vrij veel leveranciers van over de grens, van Azië tot Zuid-Amerika en Afrika, en daar zijn ze nog niet zo ver. E-facturatie gaat komen, maar voor ons is het nog de vraag wanneer.”


Om de werklast op zijn afdeling Finance & Control toch te verlichten zet Visser in op Robotic Process Automation (RPA), ofwel robotisering – daar verwacht hij op korte termijn wél stappen vooruit te kunnen zetten.


“Elke dag verwerken we de bankafschriften”, legt Visser uit. “Daarvoor logt een medewerker in bij de bank en haalt de inkomende en uitgaande betalingen in een bestand eruit. Dat kost tijd, maar het voegt geen waarde toe.” Nog een voorbeeld: “Elke dag sturen we een overzicht van de omzet naar onze vestigingen. Dit zijn enkel handmatige, administratieve handelingen, zonder dat iets cognitiefs wordt toegevoegd.” 


“Dit zijn allemaal werkzaamheden die je door een robot zou kunnen laten doen. Die doet dat 24 uur per dag en nog sneller dan onze medewerkers ook”, vat Visser samen. “Onze medewerkers kunnen weer het slimme werk doen waarmee ze waarde toevoegen voor de interne organisatie, klanten en leveranciers.”


De robot is in dit geval niet een uit aluminium opgetrokken persoon, maar een programma dat op de servers van TABS Holland draait. Visser: “De robot is een software overschrijdend programma. Het kan hoppen van het ERP-pakket, naar de mail, naar de bankapplicatie om daar het eerst handmatige werk te doen.” Voor de verschillende applicaties waar de robot induikt is er geen verschil. Zij zien enkel een ‘medewerker’ die inlogt en op eenzelfde manier als eerder de gegevens gebruikt.


“We beginnen klein,” zegt Visser, “waarschijnlijk in het eerste kwartaal van volgend jaar. Als het een succes is, gaan we verder.” De IT-afdeling voert de RPA uit, maar het initiatief komt van zijn afdeling. “Dat is typisch een plek waar, zo noem ik het maar, veel handmatig wordt overgetikt. Die processen gaan we robotiseren. Daarna kunnen bijvoorbeeld verder naar de afdeling debiteurenbeheer. Ik denk dat we tientallen uren per week kunnen besparen.”

Feit

Robotic Process Automation (RPA) ofwel robotisering is het door software-robots automatiseren van de meest voorkomende terugkerende handmatige handelingen, zonder dat de bestaande IT-architectuur hoeft te worden aangepast – juist wanneer de medewerker de verbinding is tussen verschillende applicaties. Dit verbetert de dienstverlening – er worden minder fouten gemaakt – en medewerkers houden hierdoor meer tijd over voor vraagstukken die interpretatie en analyse vereisen.

Delen

Journalist

Mark van der Heijden

Related articles